איך לעשות סדר בבלאגן ולתפוס כיוון בעסק?

לפעמים זה יכול ממש להפתיע אותנו – יום אחד אנחנו מגלים שיש לנו בלאגן בעסק. המון רעיונות מה אפשר לעשות, המון כיוונים שהתחלנו לפתח ובגדול המון משימות על השולחן. מה עושים כשמגיעים למצב הזה? איך יוצרים סדר בעסק? ומה זה בכלל אומר עלינו כשהעסק שלנו מגיע למצב הזה?

דמיינו שולחן. הוא יכול להיות בכל גודל ובכל מקום. מה שחשוב הוא שיהיה שולחן פנוי (מקסימום עם איזו מנורה קטנה או כלי לעטים).

עכשיו דמיינו שיום אחד אתם נכנסים הביתה עם מכתב מחברת הביטוח. אתם יודעים שאתם צריכים לפחות לקרוא את המכתב הזה. מצד שני, זה לא כזה דחוף, אז בינתיים אתם מניחים אותו על השולחן. לפני שהספקתם להתייחס למכתב, קיבלתם חבילה שהזמנתם. אין עדיין מקום לפריט החדש, אז הנחתם אותו על השולחן. באמצע כתיבה קמתם במהירות לאיזושהי משימה. הייתם נורא בלחץ, אז רק "בינתיים" הנחתם איזה עט על השולחן. מאוחר יותר הילדה שמחה שם ציור שציירה ומפה לשם – השולחן היפה והפנוי שלכם עמוס ומבולגן.

מה שקרה עם השולחן הזה קורה לנו לפעמים גם בעסק שלנו. זה מתחיל ממשהו, ולאט לאט מתפתח למפלצת ענקית של דברים לעשות. ואנחנו? אנחנו אבודים כי אין לנו מושג איך או ממה להתחיל.

מה קורה לנו כשיש בלאגן בעסק?

האמת שהרבה דברים קורים כשיש לנו בלאגן בעסק. הפעם אתייחס לשלושת הדברים המרכזיים שקורים לנו כשאנחנו בתקופה מבולגנת בעסק שלנו.

תקיעות

בדרך כלל אפשר לחלק את התחושה שאנחנו תקועה לשתי תופעות מרכזיות. הראשונה היא תחושת ההצפה. כלומר, מרוב שאנחנו רואים המון משימות, אנחנו לא יודעים מאיפה להתחיל וזה פשוט משתק אותנו. אנחנו יושבים מבולבלים מול ערימת המשימות ופשוט לא מצליחים להחליט מה לעשות ומאיפה להתחיל.

התופעה השניה היא שאנחנו פשוט יורים לכל הכיוונים. זה הקצה השני של התופעה הראשונה. כדי לא לפספס כלום אנחנו פשוט מתקדמים כל פעם קצת במשימה אחרת. לפעמים גם תוך כדי שאנחנו מנסים לקדם את המשימות הקודמות, נכנסות חדשות. באופן הזה אנחנו בעצם עושים צעדים קטנטנים בכל משימה ובסופו של דבר – יש לנו המון קצוות פתוחים ושום משימה שהסתיימה.

לחץ

לחץ בעבודה לפעמים יכול להיות טוב. יש אנשים שתחת לחץ הם מתפקדים נהדר, ואפילו טוב יותר ממה שהם מתפקדים כשהכל על מי מנוחות.

הלחץ שאני מדברת עליו במקרה של בלאגן בעסק, הוא לחץ קצת אחר. הוא לא לחץ שנובע מעומס של עבודה, אלא מעומס של משימות, ובפרט מעומס של משימות שאנחנו לא מגיעים אליהן. הלחץ מהסוג הזה יוצר תחושת בהילות. כשאנחנו נמצאים בלחץ מהסוג אנחנו עלולים לתפקד פחות טוב ה בפן המקצועי ובפן האישי.

בפן המקצועי הלחץ עלול לפגוע לנו בריכוז. פגיעה זו בריכוז עלולה לפגוע במקצועיות שלנו או פשוט לעכב סיום משימות אחרות. בנוסף, הלחץ מריבוי המשימות עלול ליצור מסיח. כשדעתינו מוסחת אנחנו באופן טבעי ממוקדים פחות והפרודוקטיביות שלנו נפגעת.

בפן האישי לחץ מהסוג המתואר עלול להשפיע על מצב הרוח שלנו. הלחץ עלול להפוך אותנו לעצבניים, מבולבלים או חסרי סבלנות. כל אחד מאלה עלול לפגוע במערכות היחסים האישיות שלנו ובתקשורת שלנו עם הלקוחות שלנו.

תחושת אשמה

כשיש לנו עסק, ברור שהמטרה שלנו היא להיות הכי מקצועיים, להתקדם בו ולהתפתח. ומה קורה כשהעסק לא מתקדם? כשאנחנו בעלי עסק קטן והאחראיים הבלעדיים להצלחה של העסק תחושת האשמה תתחיל לכרסם.

הבעיה הגדולה עם תחושת האשמה היא שבחלק מהמקרים היא עלולה לגרום לנו לתסכול וייאוש. מעבר לזה שלא נעים להיות בתוך תחושות אלה, תסכול וייאוש משפיעים לנו על העסק. כשאנחנו מתוסכלים כל צעד נראה קשה יותר. כשאנחנו מיואשים, לפעמים אולי בכלל לא ננסה להתקדם. כך למעשה האשמה, התסכול והיאוש מתדלקים את התקיעות ומקבעים אותנו אף יותר.

למה זה קורה לי?

כשהעסק שלנו בבלאגן לפעמים זה עלול לפגוע בביטחון העצמי שלנו ובאופן שבו אנחנו מעריכים את העסק שלנו. העניין הוא שלפעמים הבלאגן הזה הוא לא סימן של משהו רע שקורה בעסק, אלא להיפך – סימן למשהו טוב !

איך זה יכול להיות שבלאגן הוא סימן למשהו טוב בעסק?

בדקו את עצמכם, מהם אותם דברים שיוצרים לכם את הבלאגן הזה בעסק? יכול להיות שאם תנסו לעשות רשימה של הדברים שיוצרים לכם בלאגן, תגלו שהסיבה לעומס הזה נובעת מצמיחה של העסק שלכם.

כשהעסק שלכם מתפתח, היצירתיות מתחילה להתפרץ. היצירתיות מביאה איתה המון רעיונות חדשים למוצרים או פוסטים או דרכים חדשות לצמוח. במקרים אחרים אתם נהיים נורא עמוסים. כשיש עומס, המשימות הקטנות מוזנחות הצידה כי יש לכם יותר עבודה שוטפת. לפעמים הבלאגן הוא פשוט "כאב גדילה" שצריך להתמודד אתו כדי שתוכלו להיות ממוקדים יותר ולגדול בכיוון הנכון לכם.

מאיפה מתחילים לעשות סדר?

בלאגן בעסק עשוי להיות עניין מאוד רגשי ומציף. לכן כשאנחנו ניגשים להתמודד איתו, כדאי להתחיל בצעדים טכניים שיקלו עלינו להתמודד טוב יותר עם ההצפה.

החלק הטכני של התמודדות עם הבלאגן הוא פשוט לכתוב את כל המשימות שלנו. אפשר לכתוב את כולן בטור אחד ארוך, אפשר לחלק לשני טורים – משימות שוטפות ומשימות פתחות. בשלב הזה אני מציעה להשקיע כמה שיותר זמן. העניין הטכני של כתיבת כל המשימות אמור להביא איתו תחושה של ניקיון – שאין לכם דברים על הראש ושהעומס קצת ירד.

אחרי שכתבתם את כל המשימות, הגיע הזמן להבין מה עושים איתן. בשלב זה חשוב להבין – אם הגענו למצב בעסק שבו אנחנו חווים בלאגן והצפה, כנראה שלא נוכל להתחיל את כל המשימות עכשיו. לכן, הדבר הבא שאנחנו עושים הוא לסנן ולתעדף.

כדי שנוכל לסנן את המשימות, חשוב קודם כל להבין מהם הערכים החשובים לנו בעסק שלנו ומהן המטרות ארוכות הטווח וקצרות הטווח שלנו. הבדיקה הזו יכולה לעזור לנו להבין איזה מהמשימות תעזור לנו להתקדם לפי התוכנית העסקית שלנו.

אחרי שסיננו את המשימות, הגיע הזמן לתעדף. תהליך התעדוף יכול להיעשות בכל מתודת ניהול זמן שתבחרו. העיצה האישית שלי היא לבחור קודם כל את הפרויקט או המשימה הגדולה שיקדמו אותנו בצורה האפקטיבית ביותר לעבר היעד שלנו. לצד אותו הפרויקט אפשר מידיי פעם לבחור משימה קטנה יותר ונעימה יותר. המטרה של המשימה הקטנה היא בעיקר לגרום לנו להרגיש טוב ולשמור על תחושה של התקדמות ותנועה.

איך שומרים על הסדר?

כל מי שהתמודד אי פעם עם בלאגן בחייו יודע – לסדר זה מעייף ודורש זמן רב לפעמים, אבל לשמור על הסדר – זה המורכבות האמיתית.

הסוד הגדול של שמירה על הסדר הוא להשאר במודעות. כלומר, לשים לב מתי צץ רעיון או מגיעה הזדמנות ואז לסנן ולתעדף בזמן אמת. כדי לעשות את זה בצורה יעילה, בדרך כלל אני מציעה להכין "מפת דרכים" שהיא למעשה סדרה של 6-7 שאלות שנשאל את עצמינו בכל פעם שנכנסת משימה חדשה.

סדרת השאלות במפת הדרכים שלכם צריכה להבנות בהתאם לסוגי המשימות שמציפות אתכם ולסוג העסק שלכם. שאלות לדוגמא יכולות להיות:

• האם המשימה מקדמת אותי לעבר המטרה שלי?
• האם המשימה מתאימה לקהל היעד שלי?
• האם המשימה תואמת את הערכים שלי?
• האם זה תזמון נכון למשימה הזו עכשיו?
• האם זה משתלם כלכלית?
• האם יש לי האמצעים הטכניים לביצוע המשימה הזו?
• כמה זמן יידרש לי לביצוע המשימה?

אלו כמובן רק כמה דוגמאות כלליות ולעסקים שונים שמתמודדים עם אתגרים שונים יהיו שאלות שונות ומדויקות יותר. שאלות טובות למפת הדרכים הן כאלה שאחרי שתענו עליהן, תוכלו להחליט בלב שלם האם להתקדם עם המשימה הזו באופן מיידי, להניח אותה בצד לזמן אחר או לזנוח אותה לחלוטין.